Je wil natuurlijk dat je project een succes wordt! Maar, dat is nog niet altijd even makkelijk. Het helpt als voordat je begint, het project goed gedefinieerd is. Dat doe je door een projectdefinitie te schrijven. Dat is een document waarin je de belangrijke punten van het project uitwerkt. In deze reeks blogs leren we je welke onderdelen je opneemt in je projectdefinitie. We gaan het hebben over: de opdrachtgever, de projectleider, het projectteam, de uitdaging / probleemstelling, de aanleiding, het projectresultaat, de afbakening, de effecten, de gebruiker(s) en de randvoorwaarden.

Meteen aan de slag met je eigen projectdefinitie? Download dan ons Hulpmiddel Projectdefinitie of de Inclusieve(re) Projecten Canvas.

Het belang van een goede probleemstelling

Wat is nou eigenlijk het probleem? Het is misschien wel de belangrijkste vraag om jezelf te stellen voordat je aan een project begint. Een project heeft namelijk altijd als doel een bepaald ‘probleem’ op te lossen (dat kan ook een behoefte of uitdaging zijn). Het loont om een heldere probleemstelling te formuleren, want projectmanagement is opzich al uitdagend genoeg.

Projectmanagement is als jongleren met meerdere ballen tegelijk. Er zijn deadlines, budgetten, kwaliteitsnormen en de wensen en behoeften van belanghebbenden waarmee rekening moet worden gehouden. En soms – nouja, vaak – gooit het universum nog een extra bal in de lucht; een onverwacht probleem dat het hele project dreigt te ontsporen. Het kan een slecht functionerend teamlid zijn, een beperking van de beschikbare middelen, of zelfs een onverwachte pandemie die de hele wereld op zijn kop zet. Het is precies in deze situaties dat een goede probleemstelling van onschatbare waarde kan zijn. Een heldere probleemstelling zorgt ervoor dat het projectteam een goed kompas heeft. Daardoor kan – als het nodig is – de strategie altijd worden gewijzigd, terwijl het doel goed in zicht blijft.

Wat is de probleemstelling?

Een probleemstelling in een project is een duidelijke en beknopte beschrijving van het probleem dat moet worden opgelost. Het is een essentieel onderdeel van het projectplan en geeft richting aan het projectteam. De probleemstelling beschrijft de uitdagingen en beperkingen die het projectteam zal tegenkomen bij het realiseren van het projectdoel. Het identificeert de belangrijkste kwesties en vraagstukken die moeten worden aangepakt en geeft aan waarom deze problemen relevant zijn voor het succes van het project. Door het opstellen van een goede probleemstelling kan het projectteam gericht werken aan het vinden van oplossingen en het realiseren van het projectresultaat.

Waarom is de probleemstelling belangrijk?

Een goede probleemstelling is van groot belang voor het succes van een project. Het bepaalt namelijk de richting van het project en zorgt ervoor dat het projectteam gefocust blijft op het bereiken van de gestelde doelen. Een heldere probleemstelling zorgt er tevens voor dat het projectteam en de betrokken stakeholders dezelfde taal spreken en op één lijn zitten.

Daarnaast helpt een goede probleemstelling ook bij het nemen van beslissingen tijdens het project. Het stelt het team in staat om te bepalen welke oplossingen wel en niet passen binnen het project en helpt bij het prioriteren van taken en activiteiten.

De uitdaging van de probleemstelling

De uitdaging bij het formuleren van de probleemstelling is het vinden van de juiste balans tussen te breed en te specifiek. Een te brede probleemstelling kan leiden tot onduidelijkheid en onzekerheid over wat het project precies wil bereiken, terwijl een te specifieke probleemstelling kan leiden tot een te nauwe focus en beperking van de mogelijkheden.

Het is dus van belang om bij het formuleren van de probleemstelling goed te kijken naar de context van het probleem en de mogelijke oplossingen die hierbij passen. Ook is het verstandig om verschillende stakeholders te betrekken bij het formuleren van de probleemstelling om zo tot een gedragen probleemstelling te komen.

De inclusieve lens

Ook de probleemstelling kun je bekijken vanuit een inclusieve lens. Het is waardevol om te weten wie heeft bepaald of heeft ontdekt dat er een probleem is wat moet worden opgelost. Wat voor de één een probleem is, hoeft dat voor de ander namelijk helemaal niet te zijn. Of wat voor de ene groep een klein probleem is, kan voor een andere groep een enorm probleem zijn. 

Gebruik het Inclusieve(re) Projecten Canvas om de probleemstelling te bekijken vanuit een inclusieve lens.

Hulp nodig bij het voorbereiden van een inclusief project? Download ons Hulpmiddel Projectdefinitie of boek een consult.