Je wil natuurlijk dat je project een succes wordt! Maar, dat is nog niet altijd even makkelijk. Het helpt als voordat je begint, het project goed gedefinieerd is. Dat doe je door een projectdefinitie te schrijven. Dat is een document waarin je de belangrijke punten van het project uitwerkt. In deze reeks blogs leren we je welke onderdelen je opneemt in je projectdefinitie. We gaan het hebben over: de opdrachtgever, de projectleider, het projectteam, de uitdaging / probleemstelling, de aanleiding, het projectresultaat, de afbakening, de effecten, de gebruiker(s) en de randvoorwaarden.

Meteen aan de slag met je eigen projectdefinitie? Download dan ons Hulpmiddel Projectdefinitie of de Inclusieve(re) Projecten Canvas.

Wat doet een opdrachtgever?

Over de rol van opdrachtgever wordt nog veel te weinig gesproken. Een goede opdrachtgever is essentieel voor het slagen van een project. En een slechte opdrachtgever kan je een hele hoop problemen geven. Belangrijk dus om goed stil te staan bij de opdrachtgever van jouw project. Een opdrachtgever is de persoon die eigenlijk zegt: “Dit probleem moet worden opgelost. Dit project moet er gaan komen. En ik ga zorgen dat het gaat gebeuren.”

De opdrachtgever werkt in principe niet zelf mee aan het project. Hij, zij, die faciliteert het project.

Het is vooral belangrijk dat de opdrachtgever formuleert wanneer het project geslaagd is. Dat betekent dus het definiëren van de ambities, resultaten en kwaliteit.

In de praktijk zie je soms dat opdrachtgevers deze verantwoordelijkheid graag verschuiven naar de projectleider. En natuurlijk is het altijd mogelijk om samen in overleg de formulering te doen. Graag zelfs! Maar uiteindelijk is degene die verantwoordelijk is voor het faciliteren van het project, het definiëren van de ambities, resultaten en kwaliteit, de opdrachtgever. 

Hoe weet je of je de juiste opdrachtgever hebt?

Niets is zo vervelend als er tijdens je project achter komen dat er stiekem eigenlijk iemand anders is die bepaalt. Iemand die halverwege het project komt aankloppen met de boodschap dat eigenlijk alles op de schop kan. Auch. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Dus hier zijn een aantal vragen die je helpen om te bepalen of je de juiste opdrachtgever hebt.

• Vindt jouw opdrachtgever dit onderwerp belangrijk? Je opdrachtgever is dus verantwoordelijk voor het faciliteren van het project. Dat betekent dat die aan de bak moet! Uiteraard gaat dat een stuk makkelijker (en waarschijnlijk beter) als deze persoon het onderwerp ook intrinsiek belangrijk vindt. 
• Kan jouw opdrachtgever draagvlak creëren binnen de organisatie (en bij de sceptici)? Als jouw opdrachtgever de organisatie kan inspireren met betrekking tot jouw project, zal je zien dat alles een stukje makkelijker gaar. Een opdrachtgever die draagvlak kan creëren en goed met sceptici kan omgaan, breekt paden open voor jouw project.
• Is jouw opdrachtgever beschikbaar voor overleg en is de opdrachtgever ook makkelijk te bereiken? In elk project doen zich situaties voor die je vooraf niet had kunnen voorspellen of die de verhoudingen op scherp zetten. Op dat soort momenten wil je snel kunnen schakelen met je opdrachtgever. Daarvoor moet die wel beschikbaar en bereikbaar zijn.
• Heeft jouw opdrachtgever de bevoegdheid om tijd, geld en mensen vrij te maken voor het project? Faciliteren is een belangrijke taak van de opdrachtgever. Voor je project heb je tijd, geld en mankracht nodig. Je mag van je opdrachtgever verwachten dat die dat kan faciliteren. Dat betekent dat er formele bevoegdheden nodig zijn.  

Gelijkwaardigheid is key

Eén uitspraak mag je van ons meteen overboord gooien: klant is koning. In het geval van projectmanagement gaat dat niet op. Je opdrachtgever en projectleider hebben een gelijkwaardige relatie, ook al hebben ze een andere rol. Dat betekent dat de projectleider de opdrachtgever ook kan aanspreken op diens verantwoordelijkheden. 

Als je jouw eigen opdrachtgever bent

Als je – bijvoorbeeld als ZZP’er – een project in je eentje doet, ben je zowel opdrachtgever als projectleider. In dat geval is het verstandig om je bewust te zijn van de verschillende petten die je op hebt. Je bent dus zowel verantwoordelijk voor het faciliteren van het project, als voor het uitvoeren en leiden van het project.

Vanuit een inclusieve lens

Hecht je veel waarde aan diversiteit en inclusie? Dan is het ook belangrijk om daar bij stil te staan wanneer het gaat over de opdrachtgever. Je opdrachtgever vertegenwoordigt een bepaald perspectief en is óók gewoon mens. Dat betekent dat er aannames zijn, vooroordelen en een bepaalde framing van ‘het probleem’. Vraag jezelf dus af:

Hoe wordt het project beïnvloed door de persoonlijke positie van de opdrachtgever?

Door deze vraag te stellen en te reflecteren op het antwoord kun je zien op welke punten je in het project extra acties moet ondernemen om het project zo inclusief mogelijk te maken!