Je wil natuurlijk dat je project een succes wordt! Maar, dat is nog niet altijd even makkelijk. Het helpt als voordat je begint, het project goed gedefinieerd is. Dat doe je door een projectdefinitie te schrijven. Dat is een document waarin je de belangrijke punten van het project uitwerkt. In deze reeks blogs leren we je welke onderdelen je opneemt in je projectdefinitie. We gaan het hebben over: de opdrachtgever, de projectleider, de uitdaging / probleemstelling, de aanleiding, het projectresultaat, de afbakening, de effecten, de gebruiker(s) en de randvoorwaarden.

Meteen aan de slag met je eigen projectdefinitie? Download dan ons Hulpmiddel Projectdefinitie.

Wat doet een projectleider?

Het woord legt eigenlijk zichzelf al uit: een projectleider heeft de leiding over een project. Dat betekent dat de projectleider een hele hoop doet en een hele hoop verantwoordelijkheden heeft. In principe zal de projectleider:

• samen met de opdrachtgever een beeld van het project ontwikkelen
• het projectteam samenstellen en aansturen
• de start van het project organiseren
• bepalen welke middelen en capaciteit het project nodig heeft
• onderhandelen over de doelstellingen en alle onderdelen van de projectdefinitie met de opdrachtgever
• het project leiden en organiseren
• de uitgaven, voortgang en inzet van mensen beheersen
• de kwaliteit monitoren
• dagelijkse beslissingen nemen in en over het project
• relatiebeheer doen rondom het project
• risicomanagement doen
• het afgesproken projectresultaat opleveren
• zorgen voor een goede overdracht van het projectresultaat

Als projectleider moet je goed kunnen communiceren en stevig in je schoenen staan. Ook moet je wendbaar zijn en goed met stress om kunnen gaan.  

Hoe weet je of je de juiste projectleider bent voor het project?

Sommige projecten zullen je liggen en andere minder. Dat is prima. Maar het is wel belangrijk om te weten voor welke projecten je de juiste projectleider bent en voor welke projecten niet. Als projectleider is de kans groot dat je de juiste persoon bent voor de rol, als je de volgende punten kunt afvinken:

• je wordt enthousiast als je aan het project denkt
• je kunt heel goed aan anderen uitleggen waarom dit project zo belangrijk is
• de grootte van het project en het team passen bij jouw vaardigheden en eerdere ervaringen (of je hebt iets ingebouwd om de kans op succes te vergroten, zoals de aanwezigheid van een mentor)
• je ziet scherp wat de valkuilen van het project zijn of kunnen worden
• je hebt doorzettingsvermogen en kunt omgaan met tegenslagen
• je weet welke kennis en vaardigheden je mogelijk nog mist voor dit project en hebt daar een oplossing voor
• je kunt een gelijkwaardige relatie creëren met de opdrachtgever

Het is goed om het van tevoren te weten als er misschien anders meer passend is. Het project verdient de grootste kans van slagen. Als jij de persoon bent die dat kan bewerkstelligen: stap naar voren! Als iemand anders beter past, maak dan plaats.

Gelijkwaardigheid is key

De relatie tussen de projectleider en de klant is een cruciaal onderdeel van het succes van het project. Een relatie gebaseerd op gelijkheid is er een waarin beide partijen worden gerespecteerd en een gelijke stem hebben in de richting van het project. Let op: de rollen en verantwoordelijkheden zijn anders, maar er wordt wel samen gewerkt vanuit een gelijkwaardige positie (lees hier meer over de rol van de opdrachtgever). 

Luister goed naar de behoeften van je opdrachtgever

Jouw opdrachtgever geeft het project bestaansrecht. Het is daarom belangrijk om heel goed te luisteren naar diens behoeften en visie. Je mag de opdrachtgever daar ook absoluut op bevragen. Dat helpt juist om de projectdefinitie veel duidelijker te krijgen. Ga dus actief op zoek naar input en feedback van je opdrachtgever gedurende het project.

Maak afspraken over goede communicatie

Je hebt je opdrachtgever dus nodig. Zorg er daarom voor dat deze ook tijd voor je maakt. Stem met elkaar af hoe jullie communiceren en op welke momenten. Zo voorkom je dat jouw opdrachtgever op jouw stoel gaat zitten. 

Gebruik de expertise van je opdrachtgever

Je opdrachtgever heeft een bepaalde expertise. Mogelijk is dat op het onderwerp van het project, maar het kan ook zijn dat de expertise op een ander gebied ligt. Wanneer je die expertise actief inzet, ontstaat er ook sneller een gelijkwaardige relatie. Ieder heeft sterke kanten en hoe meer die worden gewaardeerd en ingezet, hoe makkelijker het vaak wordt om elkaar als gelijken te (blijven) zien.

Vanuit een inclusieve lens

De projectleider heeft in principe de meeste touwtjes in handen. Daarom is deze persoon essentieel voor het D&I gehalte in het project. Het is daarom belangrijk om in kaart te brengen welke gemarginaliseerde groepen goed vertegenwoordigd zijn en welke ondervertegenwoordigd zijn. Let op: de projectleider hoeft niet per se onderdeel zijn te zijn van een bepaalde gemarginaliseerde groep om ervoor te zorgen dat hun stemmen worden gehoord. Als een projectleider een goede bondgenoot is kunnen gemarginaliseerde groepen ook goed worden vertegenwoordigd in het project. Het is wél belangrijk om daar altijd kritisch op te zijn. Het is namelijk vrijwel onmogelijk om iedereen evenredig te vertegenwoordigen. 

Tot slot

Kortom, de projectleider heeft een uitdagende rol. Om inclusieve projecten te leiden, moeten projectleiders zich daar bovenop ook nog eens bewust zijn van diversiteit, inclusie en sociale rechtvaardigheid. 

Hulp nodig bij het voorbereiden van een inclusief project? Download hieronder ons Hulpmiddel Projectdefinitie of boek een consult.