Gids: Skills voor het faciliteren van inclusieve vergaderingen

Beschrijving

Stel je voor: je stapt een bruisende vergaderzaal binnen. Je voelt de opwinding in de lucht. Er staat iets groots te gebeuren, dat merk je aan alles en iedereen is enthousiast. De energie is tastbaar en je geniet van de laatste paar minuten voordat de vergadering van start gaat. Jij, als facilitator van de vergadering, bent de regisseur van wat er zo meteen gaat plaatsvinden. Het is jouw taak om van begin tot eind een inclusieve omgeving te creëren waarin iedereen kan schitteren.

Zodra de vergadering begint is de spotlight niet voorbehouden aan een selecte groep; er is ruimte voor ieders stem. Jij hebt als facilitator namelijk zorgvuldig gewerkt aan het creëren van een inclusieve vergadering. Jouw doordachte keuzes zorgen ervoor dat alle deelnemers worden betrokken, gezien, gewaardeerd, gehoord en geïnspireerd.

Maar achter de schermen sta jij. Vanuit de coulissen leid je deze vergadering. Je introduceert spelregels, de leidende principes die een respectvolle en inclusieve omgeving bevorderen. Deze richtlijnen zetten de toon voor constructieve betrokkenheid, waarbij actief luisteren, het waarderen van diverse perspectieven en het creëren van een veilige ruimte voor open dialoog centraal staan. Net zoals het openingsdeel van een toneelstuk, vormen deze spelregels de basis voor samenwerking en wederzijds respect.

Nu de richtlijnen zijn geïntroduceerd, richt je je aandacht op het verduidelijken van de vergaderdoelen. Terwijl de inhoudelijke discussies beginnen werk jij bewust aan de sfeer. Je gebruikt methodieken en technieken die er voor zorgen dat er dynamische gesprekken op gang komen. Je faciliteert evenwichtige discussies en zorgt voor een goede balans zodat alle verschillende personen tot hun recht komen. Maar je bent ook scherp. Zodra je tekenen van microagressies of uitsluiting spot, grijp je in.
Terwijl de vergadering ten einde loopt, reflecteer je al op deze sessie. En weet je, je mag best een beetje trots zijn. Dat ben je ook. En tegelijkertijd ben je alweer bezig met je ideeën om de volgende vergadering weer net zo succesvol te maken. Want werken aan inclusie is een continu proces.

Over het hulpmiddel

De gids ‘Skills voor het faciliteren van een inclusieve vergadering’ is een waardevol hulpmiddel voor iedereen die verantwoordelijk is voor het leiden van vergaderingen. In de gids vind je de onderdelen:

• de juiste toon neerzetten
• een passende structuur opzetten
• begeleiden van discussies
• actief luisteren en empathie
• conflictbemiddeling
• gelijkwaardige deelname faciliteren
• samenvatten en synthetiseren
• promoten van een gevoel van ‘belonging’
• continue ontwikkeling